Seus arquivos do InDesign estão tão pesados que entopem sua impressora? Reduz a velocidade de tarefas simples como salvar um arquivo? Usando mais do que devem do seu espaço em disco? Veja aqui como deixá-los menores, e pronto para ser impresso, exportado ou salvo de forma muito mais rápida.
Os documentos do InDesign podem ficar significativamente pesados, acumulando lentamente “lixo” visível e invisível enquanto você trabalha nele. Quanto maior o documento, e quanto mais você trabalha nele, maior a possibilidade dele se tornar “entulhado” e lento em excesso. Embora não tenha nada inerentemente ruim nestes arquivos, acreditamos que eles possam ser corrompidos (onde os documentos podem “ficar ruins”), instáveis (onde você pode perder o caminho dos seus documentos e como você os criou), proporcionando uma perda geral de produtividade.
Similar à isso, os arquivos que você imprime ou exporta (como PDFs) podem ficar maiores do que deveriam, levando tempo demais para fazer upload ou download, imprimir, e travar visualizadores. Felizmente, você pode reduzir o tamanho dos seus documentos, e consequentemente dos arquivos que você exporta, de maneiras muito simples.
Como funciona um INDD
Vamos começar dando uma olhada em o que faz um arquivo do InDesign. Estes arquivos são, tecnicamente, bases de dados, que permitem que o InDesign realize diversas ações inteligentes, como um desfazer ilimitado e recuperação de travamentos, falhas. De qualquer forma, todas as bases de dados tem um certo limite de sobreposições. Se você cria um novo documento em branco e salva sem fazer qualquer alteração, ele terá cerca de 1MB. Isso sem qualquer conteúdo, apenas a estrutura básica do documento, com largura, estilos, paletas e configurações (ou, os 4 S’s: spreads, styles, swatches e settings).
Você pode tentar o seguinte experimento. Crie um documento vazio. Salve e anote o tamanho do arquivo. Agora insira uma foto. Salve e anote o tamanho novamente. Agora delete a foto. Apesar do documento parecer que está de volta ao original, vazio, se você salvar e olhar o tamanho do arquivo, vai ver que é tão grande (na verdade, ligeiramente maior) quanto o arquivo com a foto ! O que acontece? O fantasma da foto ainda assombra o arquivo, pairando na escuridão digital! O que você deletou foi o retângulo que continha a foto.
Então ele não aparece mais na imagem, mas toda as outras informações remanescentes desta foto, incluindo o preview das imagens, metadados XMP, entre outros itens aparentemente ainda estão ali. Isto, caros amigos, é lixo.
A pior ação que pode ser feita em termos de “criar lixo” é o ato de copiar e colar (ou arrastar e soltar) conteúdo de imagem direto do Photoshop ou de um navegador. Você pode aumentar, instantaneamente, o tamanho do arquivo InDesign fazendo isso. Se você abre um JPEG da sua câmera de 10 megapixels no Photoshop, copia tudo com a ferramenta selection, e cola os pixel no InDesign, o documento automaticamente aumenta para 32MB, que não irão desaparecer, mesmo que você delete a figura!
Um arquivo em que trabalhamos ficou com 95MB, por conta de cinco imagens que nós colamos nele direto do Photoshop (figura 1). Deletar as imagens não fez diferença alguma, mas quando recriamos o arquivo, importando as imagens usando File > Place, no lugar de copiar e colar, o arquivo INDD ficou com apenas 2.2MB!
Felizmente, o texto não fica preso da mesma maneira que as informações das imagens ficam. Quando você deleta texto, ele vai embora, a não ser que o Track Changes esteja ativado. Aumentar o número de páginas também não aumenta o tamanho do documento.
Retire o lixo
A maneira mais fácil de retirar estes lixos do documento InDesign é usando o comando Save As. Indo até File > Save As, você pode criar uma cópia do documento, que está livre da maior parte de lixo acumulado.
Escondidos, dados deixados para trás de imagens deletadas não estão inclusos no novo arquivo. E não apenas você irá preservar espaço em disco, como também irá preservar tempo, com transferências de arquivos mais rápidas e uma performance melhorada.
Tecnicamente, o truque do Save As cria um novo arquivo. Se você usar o mesmo nome, isto deleta o arquivo anterior, substituindo ele com este novo e menor. Existem outros modos de retirar elementos indesejados do inDesign, mas este é o ponto em que você se pergunta o quão menor e eficiente você quer os arquivos. Se você tem uma real necessidade de retirar cada kilobyte extra do seu arquivo, há outras possibilidades que podem ser feitas para cortar essa “gordura”.
Mas se você tem muito espaço em disco, não está tendo dificuldades com arquivos lentos, e não sofre de TOC (Transtorno Obsessivo Compulsivo), provavelmente não irá se importar com o tempo e esforço de ocasionalmente usar o Save As. Dito isso, aqui vão alguns passos que você pode dar para reduzir o tamanho do arquivo do InDesign, em ordem decrescente de impacto.
Redimensionar imagens
O InDesign geralmente cria preview de 72 ppi da imagens inseridas, com 100% do tamanho, daí a importância de redimensionar estas imagens antes de levá-las ao seu layout. Por exemplo, digamos que você tem uma pequena fotografia de 1350 x 900 pixels, que você quer que tenha um layout de impressão de 4 x 6 cm. Se você deixa a definição da imagem como 72 ppi quando a insere, e então a redimensiona no InDesign, seu documento ficará maior do que 600K. Mas se, no lugar disso, você a redimensionar na caixa de diálogo Image Size do Photoshop, com o checkbox Resample desativado, isto irá aumentar a resolução, mas sem remover ou adicionar pixels. Então insira a imagem no InDesign, seu arquivo só irá aumentar até cerca de 360K (figura 2).
Estes dois documentos irão produzir saídas idênticas, mas um deles é 240K maior por conta do preview do InDesign ser consistente com o tamanho da imagem, especificada no Photoshop.
Então o InDesign cria um preview que tem 18,75 x 12,5 cm para a imagem de 72ppi, mas um pequeno preview de 6 x 4 cm para a imagem de 225 ppi. De fato, inserir imagens com 72 ppi e depois redimensionar seu tamanho tem um grende impacto no aumento de tamanho do arquivo de InDesign.
A moral da história: ajuste o tamanho da imagem antes de levá-la para o InDesign. Ajustando após inserir, não tem efeito prático de redução de tamanho nenhum, muito pelo contrário.
Se você está criando Documentos interativos, suas imagens raramente irão precisar de mais do que 150 ppi. Para a maioria das áreas de impressão, usando uma resolução de 225 ppi, as imagens terão resultados excelentes ao salvar um arquivo significativamente grande. A velha regra de 300 ppi é desgastada e ineficiente.
Por exemplo, uma imagem de 4 x 6 cm e 600ppi, pesa 24.7 MB. Reduzindo a imagem para 300 ppi, o tamanho do arquivo vai para quase 7 MB. Nada mal, mas com 225 ppi, fica com apenas 3.5 MB, com uma rara queda de qualidade na maioria dos casos. Fique atento a real necessidade de resolução de suas imagens.
Exportando como IDML
Quando você exporta ou salva com IDML, o InDesign cria uma representação XML baseada no seu documento, como estivesse espremendo uma laranja para fazer suco. Você pode abrir o arquivo IDML e o InDesign o reconstitui, literalmente reconstruindo um novo documento que é exatamente como o original. Isso não apenas remove toda variedade de lixo, como também retira informações perdidas de plug-ins, e outras irregularidades que podem ter ocorrido ao longo do histórico do documento. O processo de “viagem” do IDML também deixa o seu arquivo mais elegante, e menos propenso a ser lento.
Previews perdidos economizam espaço
Você deve saber que se abrir um arquivo IDML quando não tem acesso às imagens inseridas no arquivo original do InDesign, você vê as conhecidas “caixas cinzas” no lugar do preview dessas imagens. Isso acontece por conta do preview das imagens (ou proxies) que não estão inclusos no IDML. O InDesign gera previews quando cria um novo arquivo. Você sabia que pode usar isso como uma vantagem? Se você está enviando um arquivo para alguém trabalhar e essa pessoa não precisa ver os previews das imagens, você pode enviar o INX ou IDML sem as imagens. Um documento com um longo histórico de imagens inseridas pode consumir muito espaço em disco. Mas você pode reduzir 99% deste tamanho exportando um IDML, deixando-o pequeno o bastante para anexar em um e-mail.
Desabilitando previews de imagens
Cada vez que você salva um arquivo no InDesign, o programa gera um ou mais previews, para que você possa ver as páginas do InDesign diretamente pelo Bridge.
De qualquer forma, incluir previews das páginas tem o mesmo efeito que incorporar previews de imagens no seu arquivo, isto pode aumentar o seu tamanho, especialmente se você escolhe incluir grandes previews de todas as páginas. Mas se você não usa esse recurso de preview no Bridge, você pode, e deve, cortar esse peso dos arquivos através da caixa de diálogo Preferences do InDesign, escolhendo o painel File Handling, e desabilitando todas as opções chamadas Always Save Image Previews with Documents (figura 3).
Alternativamente, deixe ativo, mas reduza o número de páginas e/ou as definições de tamanho dos previews.
Perceba que alterar as preferências não tem um efeito imediato no documento existente; o excesso do preview da página somente pode ser completamente eliminado usando o comando Save As.
Deletando partes não utilizadas no documento
Parte do objetivo é realmente perder peso, a outra é ficar pequeno. Veja todos os estilos extras (estilos de parágrafo e caractere, estilos TOC, estilos de tabela e células, e estilos de objetos), delete paletas de cores não utilizadas, páginas mestras, páginas vazias, camadas não utilizadas, tags XML e elementos não anexados ao layout, variáveis de texto não utilizadas, condições de texto, hyperlinks, referências cruzadas, notas, alterações, e atribuições do InCopy.
Resumindo, tudo que não está contribuindo. Perceba que quando dizemos “não utilizado”, realmente queremos dizer “coisas que não irão ser utilizadas”.
Como as oito páginas mestras e quinze paletas de cor que você fez “só por precaução”. Por exemplo, você pode escolher Select All Unused do menu do painel de estilos de caractere, e então apertar delete para removê-los. Você também pode usar o painel Preflight do InDesign para achar outros itens extras que estão aumentando o tamanho do seu arquivo. Outro exemplo, você pode fazer um perfil de preflight personalizado que irá encontrar páginas em branco.
Pense leve, seja leve
Na era dos HDs de vários terabytes e da mentalidade “vai querer com fritas?”, às vezes é difícil lembrar que a eficiência está ligada à contenção. Isto requer um certo esforço e atenção para reduzir o tamanho do arquivo, tanto do InDesign quanto nos arquivos exportados, mas os resultados podem ser fantásticos, de um rápido processamento para uma rápida promoção no trabalho!
Acompanhe no próximo artigo as dicas para reduzir o tamanho dos arquivos PDF quando exportados pelo InDesign.
Até lá e forte abraço